شماره مرجع را در پرونده محموله نگه دارید
شماره ثبت درخواست را همراه با نام مسئول پیگیری و مسیر ارتباطی توافق‌شده نگهداری کنید. مرجع درخواست داخلی ممکن است با شماره بارنامه یا شناسه حمل‌کننده متفاوت باشد؛ هر شناسه را با عنوان درست ثبت کنید تا در مکاتبات اشتباه نشود.
زمان و منبع هر به‌روزرسانی را بررسی کنید
هنگام دریافت وضعیت، زمان ثبت خبر و مرحله‌ای را که به آن مربوط است بخوانید. ثبت یک رویداد به معنای موقعیت لحظه‌ای وسیله حمل نیست. برای تصمیمی که به زمان دقیق وابسته است، اطلاعات را با مسئول پیگیری و مدارک مرتبط تأیید کنید.
تغییرات را در یک مسیر مشخص هماهنگ کنید
تغییر نشانی، گیرنده یا زمان تحویل را از مسیر مورد توافق اطلاع دهید و تأیید دریافت بگیرید. مشخص کنید چه کسی مجاز به تأیید تغییر است. ارسال یک درخواست تغییر به‌تنهایی به معنای پذیرش یا اجرای آن نیست؛ نتیجه بررسی را پیگیری کنید.
پس از تحویل، پرونده را کامل کنید
رسید تحویل و موارد مغایرت را در کنار مدارک همان محموله نگه دارید. اطلاعات تماس، نشانی‌ها و اسناد تجاری را عمومی منتشر نکنید و دسترسی را به افراد مرتبط محدود کنید. اگر مسئله‌ای باقی مانده است، شماره مرجع و شرح روشن موضوع را در پیگیری بعدی همراه داشته باشید.
